Digitalisierung der Finanz Services als Schlüssel für Planung und Steuerung

KURZ UND KOMPAKT – Finanz Services

Gibt es überhaupt einen Grund, Finanz Services zu digitalisieren?
Ja, und zwar viele! Entlastung der Key Ressourcen, Verbesserung der Planbarkeit, eine bessere Übersicht und Steuerung der Finanzen, um nur einige zu nennen. Im Fachbereich Finanzen fällt eine Vielzahl von Aufgaben, wie die Verwaltung von Rechnungen, Budgetanträge, die Erstellung von Berichten und Analysen oder die Einhaltung von Vorschriften an. Dabei müssen Abläufe unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Mit SERVALX können diese Prozesse und Schwerpunkte ganz einfach abgebildet werden.
Eines von vielen Beispielen, welches die Arbeit des CFO erschweren kann, ist die Spesenabrechnung. Fehlende Belege, späte oder ausbleibende Abrechnungen können das Leben des CFO genauso erschweren wie liegengebliebene Formulare oder Unklarheiten bei Genehmigungen und Verbuchungen. Letztlich leidet die Aktualität und damit Genauigkeit der Liquiditätsplanung, der regelmässigen Abschlüsse und einer Vielzahl von Finanzkennzahlen. Ein weiterer der zahlreichen Vorteile von SERVALX ist, dass unabhängig von Zeit und Ort der Status der Leistung eingesehen werden kann.

Durch Automatisierung zu mehr Steuerung und mehr Zeit für die Kernaufgaben? – Dann ist die Digitalisierung der Finanz Services mit SERVALX wie für Sie gemacht!

Der Nutzen im Überblick

    • jederzeit und überall Übersicht über alle laufenden Anfragen und Informationen
    • bessere Planbarkeit der Aufgaben sowie des Personaleinsatzes
    • einfache und unkomplizierte Abwicklung von Abrechnungen und Anfragen
    • volle Prozesssteuerung und damit Personaldurchlässigkeit
    • direkt einsetzbare Standardservices (Vorlagen)

Ohne die Leistung der Finanzabteilungen kann kein Unternehmen langfristig überleben und dabei wirtschaftliche Ziele erreichen. Da Finanzabteilungen jedoch oft unterschiedlichen Aufgaben gerecht werden müssen, gehen damit auch unterschiedliche Herausforderungen einher.

Herausforderungen im Fachbereich der Finanzen

    • Komplexität der Regulierungen
      Bilanzvorschriften, Steuergesetze oder interne Regelungen. In der Finanz Abteilung sind viele Regulierungen einzuhalten, welche manuell nur noch schwer zu überblicken und steuern sind.
    • Manuelle Prozesse
      Oft laufen die Finanzprozesse noch manuell beispielsweise mittels Checklisten ab. Das kann jedoch zu Fehlern und Ineffizienz führen.
    • Komplexität der Aufgaben
      Wenn Rechnungen oder andere Services verarbeitet oder genehmigt werden müssen, kann dies je nach Umfang und Volumen zu Verzögerungen führen und diese können wiederum der Erstellung einer vollumfänglichen Finanzprognose oder auch eines Forecastings im Wege stehen.
    • Daten aus unterschiedlichen Systemen
      Die Speicherung von Daten in unterschiedlichen Systemen kann die für eine end-to-end Betrachtung notwendige Zusammenführung stark erschweren oder gar verunmöglichen. Besonders wenn Systeme nicht über moderne Webservice Schnittstellen verfügen.

Entlastung und ein effizienterer Prozessablauf dank Service Management

Als konkretes Beispiel wird hier die Perspektive des Finanzverantwortlichen oder auch CFO eingenommen. Dabei sind Sie unter anderem für die Liquiditätsplanung, die regelmässigen Abschlüsse und eine Vielzahl von Finanzkennzahlen verantwortlich. Damit Sie eine aussagekräftige Planung und Analyse machen können, bedingt dies auch korrekte Basisdaten. Anhand der der Spesenabrechnung wird deutlich, wie schwierig dies sein kann.

Ende Monat naht, alle Mitarbeiter müssen ihre Spesen einreichen sowie visieren lassen. Aus Erfahrung wissen Sie, dass dies oft mit Aufwand verbunden ist. Egal ob fehlende Belege, nicht zeitnah erstellte Abrechnungen oder solche, die den Weg zum Visierenden nicht finden. Auch manuelle Prüfungs- und Freigabeprozesse bleiben vor Fehleranfälligkeiten nicht verschont. Dies verursacht Verzögerungen bei den Abrechnungen und der Freigabe von Spesen oder auch, dass wegen fehlender Belege Nachzahlungen bei der Mehrwertsteuer fällig werden. Folglich hat dies eine direkte Auswirkung auf die am Anfang beschriebenen Planungen und Analysen. Es können sich auch bedeutende Ungenauigkeiten einschleichen abhängig davon, wie konsequent die Spesen eingetragen wurden und wie gross das Ausmass der Spesen ist.

Diese Situation ist nur eins von vielen weiteren Prozessen, die dem CFO die Arbeit stark erschweren kann und dient hier nur als Beispiel. Im Extremfall können diese vielen Prozesse gar die Liquidität eines Unternehmens gefährden. Zusammen mit anderen Hürden im Finanzwesen kann dieser Aufwand zeitintensiv und teuer werden. Der Fachbereich der Finanzen ist ein wichtiger Wegweiser in der operativen Entscheidung der Geschäftsleitung und soll dabei zur Risikominimierung beitragen.

Damit diese Prozesse automatisiert werden und Sie sich Ihren Hauptaufgaben widmen können, wurde entschieden, ein Service Management System zu implementieren. Ihnen fällt ein Stein vom Herzen, durch die Einführung des Systems werden Spesenabrechnungen schnell und unkompliziert abgewickelt. Mitarbeiter müssen dabei nicht die Quittungen in Ihren Schubladen aufbewahren und dann alles Ende Monat visieren lassen, sondern können laufend im System eingetragen werden. Dies gilt auch für die Quittungen, welche mit dem Handy gescannt werden. Die Visierung ist jetzt digital und ortsunabhängig. Sie haben jetzt auch die Möglichkeit aus diesen Zahlen eine Planung oder Analyse zu erstellen. Die Automatisierung erlaubt es Ihnen, alle relevanten Zahlen der Geschäftsleitung vorweisen zu können.

Durch die diversen und individuell anpassbaren Finanz Services, können Sie die bisher bestehende manuelle Arbeitsbelastung in der Vergangenheit lassen. Das neue Service Management System erlaubt es Ihnen, gelassen und mit Zuversicht in die Zukunft zu blicken.

Vielseitig einsetzbare Services

    • Erfassung von Rechnungen
      Rechnungen können ganz unkompliziert im System eingetragen und dadurch ortsunabhängig bearbeitet und freigegeben werden. So wird verhindert, dass Rechnungen versehentlich untergehen.
    • Erfassung von Mahnungen
      Mahnungen haben eine andere Priorität als die üblichen Rechnungen. Sie müssen gesondert betrachtet und schnellstmöglich bezahlt werden. Dieser separate Blickwinkel wird durch das System ermöglicht. Ebenso der Abgleich, ob die Rechnung bereits im System erfasst ist und wenn ja, in welchem Status sich diese befindet.
    • Investitionsantrag 
      Investitionen werden durchgeführt, um Verbesserungen für die Organisation zu ermöglichen. Diese können anhand eines Formulars mit allen notwendigen Angaben ganz einfach beantragt und je nach Höhe sowie Bedingungen den jeweils benötigten Genehmigern vorgelegt werden.
    • Rasche Bankdatenänderung
      Auch Bankdaten können sich immer wieder ändern, sei es wegen eines Bankwechsels, eines Kontowechsels oder wegen einer anderen Veränderung. Über die Digitalisierungsplattform kann dies mit wenigen Klicks und Tastatureingaben übermittelt werden. Anstelle einer Mail oder eines Post-ist, kann über die Login Daten die Prüfung der Identität besser sichergestellt werden.
    • Ausserordentliche Budgetanträge
      Auch im Bereich der Finanzen ist nicht immer alles planbar. Es können ausserordentliche Kosten für Projekte anfallen, die gedeckt werden müssen. Über das Service Management kann dies erteilt oder abgelehnt werden. Auch das Abrufen der ordentlichen Budgets kann auf diese Weise transparent gemacht werden.
    • Kreditkartenanträge
      Egal ob ein Geschäftsessen, eine Geschäftsreise oder die Bestellung eines Flipcharts bei einem Onlineanbieter, Kreditkarten sind für alltägliche Zahlungen unverzichtbar. Dennoch muss ein Kreditkartenantrag immer überprüft werden. Dieser Prozess wird durch die Automatisierung effizienter gestaltet.

Das ist noch nicht alles! Es gibt noch mehr vorgefertigte Services, die optimal auf Ihren eigenen Betriebsprozess sowie auf Veränderungen angepasst werden können.

Beispiel einer Rechnungserfassung in SERVALX

Was ist mit Finanzen genau gemeint?

Mit Finanzen ist diesem Kontext die Verwaltung finanzieller Komponente einer betriebswirtschaftlichen Organisation gemeint. Die Abteilungen der Buchhaltung und vom Controlling können dabei auch unter «Finanzen» verstanden werden. Je nach Aufbau der Organisation können diese Bereiche jedoch als geteilte Abteilungen betrieben werden. Oft wird die Buchhaltung als Teilaufgabe verstanden und unter der Bezeichnung Finanzen zusammengefasst.

Im Bereich Finanzen finden sich diverse Aufgabenbereiche, die jeweils auch von der Organisationsstruktur des Fachbereichs abhängig sind. Dazu gehören unter anderem auch die Visierung und Zahlung von Rechnungen, Überblick und Kontrolle der Finanzen, Erstellung von Finanzberichten, Spesenabrechnungen, Einhaltung steuerlicher Vorschriften oder Finanz-Regulierungen.

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