Rechtssicherheit und Effizienz im Rechtsdienst dank Service Management

Service Management-schnellere und individuellere Rechtsdienst Services

Im Bereich der Rechtsdienst Services stehen beispielsweise die Verbesserung interner Rechtsprozesse, die Prüfung von Verträgen oder von Vertraulichkeitsvereinbarungen oder auch NDAs sowie die Bearbeitung von Haftungsfragen im Fokus. Auch die Unterstützung von Kunden in rechtlichen Fragen kann Teil des Service Managements auf Basis von ITIL sein, z.B. durch das Angebot von Rechtsberatung.

Im Fachbereich Rechtsdienst Services, bietet die Anwendung eines Service Management Systems oder auch ITSM diverse Vorteile.

Rechtsdienst Service Management

Abschluss Service einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Nutzen vom Service Management im Fachbereich Rechtsdienst Services:

    • Verbesserte Fallbetreuung und Zufriedenheit von Anspruchsgruppen
      Ein effektives Service Management im Fachbereich Rechtsdienst Services ermöglicht eine schnelle und präzise Bearbeitung von Kundenanfragen.
    • Steigerung der Produktivität und Koordination
      Durch die Einführung von Service Management Methoden auf Basis von ITIL können Arbeitsabläufe optimiert und automatisiert werden, was wiederum zu einer Steigerung der Produktivität führt.
    • Reduzierung von Risiken
      Eine systematische und transparente Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen im Fachbereich Rechtsdienst Services durch Service Management trägt dazu bei, das Risiko von Fehlern und Missverständnissen zu minimieren. Dabei kann beispielsweise bei die der Prüfung einer Vertraulichkeitsvereinbarung viel Unsicherheit beseitigt werden. Nicht jeder Mitarbeiter weiss von sich aus wie mit einem von extern unterbreiteten Vertraulichkeitsvereinbarung umzugehen ist! Ebenso ist es schwierig abzuschätzen, wann der Einsatz eines solchen angezeigt ist.
    • Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit
      Mit einer geeigneten Service Management Software können alle relevanten Informationen zu Kundenanfragen, Aufträgen sowie Bearbeitungsprozessen gespeichert und nachverfolgt werden. Die Personalplanung wie auch die Durchlässigkeit werden stark verbessert.

Compliance als konkreter Vorteil

Der Einsatz eines zielgerichteten Service Managements im Bereich Rechtsdienst Services kann auch dazu beitragen, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten. Durch die Implementierung von Service Management Systemen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechtsdienst-Teams die neuesten Gesetze und Vorschriften kennen und ihre Dienstleistungen entsprechend anbieten. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Einsatz von Service Management Tools sicherstellen, dass ihre Rechtsdienstleistungen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erbracht werden. Dies kann dazu beitragen, rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen zu stärken. Eine gute Koordination zwischen der Rechtsabteilung und anderen Abteilungen des Unternehmens kann ebenfalls dazu beitragen, dass die Compliance-Richtlinien in allen Bereichen des Unternehmens eingehalten werden. Gerade das per 1. September 2023 in Kraft tretende neue Schweizerische Datenschutzgesetz (revDSG) kann mittels Services in der Umsetzung unterstützt werden.

Verbesserung der Prozesse in der Rechtsabteilung durch Service Management

Stellen Sie sich vor, Sie sind  ein Teil von Mitarbeitenden in einer Bank, welche Finanzdienstleistungen für Privat- und Firmenkunden anbietet. Sie gehören zum internen Rechtsteam und sind für die Rechtsberatung, die Beilegung von Rechtsstreitigkeiten und die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften verantwortlich.

Ihre Abteilung ist überlastet, der Koordinationsaufwand schon nur für einen Einzelfall ist kaum zu stemmen und Ihr Team ist unzufrieden mit den aktuellen Prozessen. Bei einem Mitarbeitereintritt ist ein Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen.

Bis alle nötigen Unterschriften erfasst und auf das Dokument übertragen sind, vergehen Tage. Ausserdem erlaubt es das aktuelle System nicht den Status eines solchen Vertraulichkeitsvereinbarung zu überprüfen, da kein Servicedesk vorhanden ist. Statt Freude über Updatebenachrichtigungen, kommt über den unüberschaubaren Koordinationsaufwand eher Frust auf.

Um den Koordinationsaufwand der Rechtsabteilung zu minimieren und gleichzeitig eine saubere Dokumentation der verschiedenen Fälle zu gewährleisten, wird nun ein Service Management System oder ein ITSM eingeführt.

Für die Bearbeitung von Kundenanfragen und -wünschen gibt es endlich das langersehnte Service Desk, in dem das Rechtsteam für die Beantwortung von Anfragen im Zusammenhang mit Rechtsangelegenheiten geschult wird.

Die Bank verwendet eine zentrale Datenbank für die Verwaltung Ihrer Rechtsabteilung, in der alle Rechtsfälle und -anfragen einschliesslich Kundeninteraktionen, Korrespondenz und Dokumentation erfasst werden. Das System ermöglicht auch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, wie z. B. die Zusammenstellung von Dokumenten und deren Genehmigung, wodurch die Notwendigkeit manueller Eingriffe verringert wird.

Das Service Management System oder ITSM ermöglicht es Ihrem Team, den Status von Rechtsfällen und Anfragen leicht zu verfolgen und sicherzustellen, dass jede Anfrage rasch und effizient bearbeitet wird. Das System bietet eine solide Transparenz und Sichtbarkeit, so dass der Status von Rechtsangelegenheiten verfolgt werden kann.

Darüber hinaus ermöglicht das Service Management System dem Rechtsteam der Bank, Daten zu Rechtsfällen und Anfragen zu analysieren. Auch die Erkennung von Trends und Muster gehören dazu, die zur Verbesserung der Rechtsberatung beitragen können.

Zudem wurde die Bearbeitungszeit von Rechtsfällen verkürzt und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten erleichtert.
Sie und Ihr Team sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis und können sich, dank der Unterstützung durch das Service Management System, vermehrt auf das Kerngeschäft fokussieren.

Mögliche weitere Services umfassen beispielsweise:

      • Antrag auf Dokumentenprüfung, um sicherzustellen, dass die rechtlichen Dokumente wie beispielsweise Geschäftsbedingungen, Datenschutzerklärungen oder Nutzungsbedingungen den geltenden Gesetzen entsprechen.
      • Vertraulichkeitsvereinbarung Überprüfung und Genehmigung, vor dem Teilen von Informationen mit Dritten.
      • Vertragsprüfung und -genehmigung
        Das Rechtsteam führt Vertragsprüfung und -genehmigung durch, bevor Verträge mit Kunden oder Lieferanten unterzeichnet werden. Dabei soll sichergestellt werden, dass die Verträge den geltenden Gesetzen entsprechen und die Interessen der Firma geschützt sind.
      • Interne Untersuchung
        Beispielsweise bei Compliance-Verstössen oder Fehlverhalten von Mitarbeitenden.
      • Bei Vertragsverhandlungen kann ein Anwalt dazu gezogen werden, sodass sichergestellt werden kann, dass die Interessen des Unternehmens berücksichtigt werden und der Vertrag den geltenden Gesetzen entspricht.
      • Anforderungen Geistiges Eigentum und Marken Management
        Dies umfasst beispielsweise die rechtliche Beratung und Unterstützung im Zusammenhang mit geistigem Eigentum (IP) und Marken Management-Anforderungen in einer Firma.
      • Rechtsberatung
        Eine breite Palette von Rechtsberatung zu erhalten, wie z.B. zu Verträgen, Regulierungen oder Compliance-Anforderungen. Der Anwalt kann das Unternehmen beraten, um sicherzustellen, dass es sich an die geltenden Gesetze und Vorschriften hält und rechtlich geschützt ist.
      • Und noch vieles mehr
        Es gibt viele weitere Anwendungsbereiche von Rechtsdienst Services im Service Management, die von einem Rechtsteam, abgedeckt werden können, wie z.B. im Arbeitsrecht, Steuerrecht, Datenschutzrecht, Immobilienrecht, etc. Ein Beispiel könnte sein, dass das Rechtsteam im Unternehmen ein Arbeitsverhältnis oder eine Abfindungsvereinbarung prüfen und genehmigen soll.

Was versteht man unter Rechtsdienstleistungen?

Unter dem Fachbereich Rechtsdienstleistungen oder Rechtsdienst Services versteht man die Erledigung juristischer Aufgaben bzw. verschiedener Rechtsangelegenheiten für Privatpersonen, Unternehmen oder andere Organisationen. Diese Angelegenheiten können von Routineangelegenheiten wie dem Aufsetzen von Verträgen oder Testamenten bis hin zu komplexen Rechtsstreitigkeiten und deren Beilegung reichen.

Rechtsdienst Services können ein breites Spektrum von Rechtsgebieten abdecken, darunter Gesellschaftsrecht, geistiges Eigentum, Arbeitsrecht, Familienrecht, Strafrecht und viele mehr. Rechtsdienstleistungen können in verschiedenen Formen erbracht werden, z. B. als Rechtsberatung, Rechtsvertretung, Erstellung von Rechtsdokumenten oder Rechtsforschung.

Mit SERVALX sind die genannten Situationen als Standardservices abgedeckt und es können noch viele weitere Services erstellt werden.

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