Mitarbeitergespräche
Schlüsselfaktor zur Mitarbeiterzufriedenheit
Wie schnell geht die Vereinbarung eines Gespräches in der Alltagshektik unter oder gehen definierte Massnahmen auch einmal vergessen? Wenn Personalgespräche mehr als nur lästiges Übel sein sollen, müssen diese genauso wie allfällige Massnahmen im reichbefrachteten Alltag, Raum finden und das beginnt mit der ordentlichen Verwaltung des gesamten Prozesses.
Klassisch oder agil mit OKR?
Etliche Firmen sind gerade im Wandel zu agilen Organisationen. Der Sinn der Ziele und Gespräche kann schnell in Frage gestellt werden, wenn die Firma sich in immer kürzeren Zeitabschnitten organisiert und die Ziele sowie Budgets letztlich in 3-monatigen (PI-) Zyklen definiert und lebt. Da gilt es die gesamte Mitarbeiterführung und damit das Kernstück die Mitarbeitergespräche und -beurteilungen entsprechend anzupassen. Objectives und Key Results (OKR) als agiles Personalführungswerkzeug eignet sich dazu bestens. Ursprünglich haben Firmen wie LinkedIn oder Google das Framework entwickelt und geprägt. Dabei geht es nicht nur darum die Zyklen für die Ziele und Gespräche zu reduzieren. Es geht viel mehr auch darum, die agilen Grundsätze umfassend zu leben und beispielsweise die Mitsprache aller Mitarbeiter zu verbessern. Daraus resultiert auch ein stärkeres in die Verantwortung nehmen aller Mitarbeiter. In OKR definieren die Teams ihre Ziele aus den Firmenzielen. Genauso obliegt es den Mitarbeitern ihre persönlichen Ziele aus den Teamzielen abzuleiten und vorzuschlagen. Damit definieren sie auch welchen Beitrag Sie zur Erreichung der übergeordneten Ziele der Firma und des Teams leisten wollen.
Da sich OKR nicht bedingungslos für alle Mitarbeiter eignet, müssen die klassischen Mitarbeiterziele und -gespräche parallel zu den agilen mit OKR gelebt werden können. Beispielsweise bei den Reinigungsdiensten variieren die persönlichen Ziele kaum monatlich oder quartalsweise und die Aufgaben respektive Ziele sind praktisch vorgegeben. Der Service für die Mitarbeitergespräche muss also auf der Stufe von Teams und Personen die Möglichkeit bieten zu definieren ob agile oder klassische Mitarbeiterführung angewandt wird. Die notwendigen Aufgaben, Erinnerungen, Checklisten oder Formulare werden anschliessend automatisch ausgelöst oder zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt.
Letztlich sollen Ziele und Gespräche helfen die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern
was sich positiv auf die Fluktuation auswirkt und gleichzeitig die dafür benötigten Aufwände reduziert. Für das HR wird die Transparenz über die Durchführungsrate und den aktuellen Status sichergestellt. Damit kann aktiv gesteuert werden.
Bei ad hoc Gespräch bringen Standards respektive Checklisten die grössten Effekte!
Mitarbeitergespräche finden sowohl periodisch wie auch ad hoc statt. Die periodischen Personalgespräche haben klar definierte Inhalte und Abläufe und können im Voraus geplant werden. Ganz anders verhält es sich mit den ad hoc Gesprächen. Diese entstehen oft aus aktuellen Ereignissen wie Konflikten, persönlichen Vorfällen, Arbeitsunfähigkeit oder anstehenden Veränderungen. Entsprechend sollten gerade für diese Gespräche gut Checklisten uns Hilfsmittel zur Vorbereitung und Durchführung bestehen, um nicht in der Hektik unnötige und einfache Fehler zu begehen. Dazu gehört auch, dass ein wichtiger Faktor für den Erfolg der Gespräche die Ausgeglichenheit derer ist. Positive und negative Punkt müssen sich ergänzen oder Soft Faktoren sollten zwingend berücksichtigt werden. Wichtig ist auch, dass die Gespräche nicht ausschliesslich emotional oder sachlich geführt werden. Auf die richtige Mischung kommt es an.
Nutzen Sie die Hilfsmittel optimal!
Checklisten wurden bereits als wichtiges Hilfsmittel beschrieben. Aber es gibt viele weitere Faktoren, welche entscheidend zum Gelingen beitragen. Die rechtzeitige Erinnerung an das Gespräch ermöglicht eine gute Vorbereitung oder eine gute Aufgabenverwaltung sorgt für die Nachverfolgung und damit den direkt wahrnehmbaren Nutzen für den Mitarbeiter. Werkzeuge können bloss darauf hinweisen, dass die Gespräche ernst genommen werden und der volle Fokus daraufgesetzt wird müssen alle Beteiligten schon selber. Weder Mails noch das Mobiltelefon haben in diese Gesprächen Platz. Diese Regel sollte eigentlich auch in anderen Meetings gelten, was leider nur allzu oft mangelhaft eingehalten wird.
Um Verbindlichkeit zu schaffen und damit den Nutzen der Gespräche optimal zu sichern, gilt es die Gespräche gut zu protokollieren und insbesondere die definierten Massnahmen zu steuern und zu überwachen. Dasselbe gilt für den kritischen Blick zurück und die Aufarbeitung der Reflektion so wie das Gelernte.
Spezialfall Probezeitgespräch
Stellen Sie sich vor bei einem nicht so performenden Mitarbeiter geht in der Probezeit das Abschlussgespräch und damit die fristgerechte Kündigung in der Alltagshektik unter, was gerüchteweise auch schon geschehen sein soll. Die Freude dürfte sich an verschiedenen Stellen in Grenzen halten, wenn sich dadurch die Kündigungsfrist mindestens auf den obligatorischen Monat verlängert. Ob nun die Probezeit im Mitarbeitereintritt behandelt wird oder die Probezeit als eigenständiger Service konzipiert und vom Mitarbeitereintritt direkt ausgelöst wird ist irrelevant. Wichtig ist der Prozess wird sauber geführt und kann nicht ohne weiteres vergessen gehen.
Karriereplanung und Weiterbildung
Sie haben Mitarbeiter, die den Antrieb besitzen sich weiterzuentwickeln. Je jünger und unerfahrener diese sind, umso stärker benötigen diese Unterstützung sowohl in einer adäquaten Karriereplanung aber auch was sinnvolle Aus- und Weiterbildungen anbelangt. Aber Hand aufs Herz ist in Ihrer Unternehmung sichergestellt, dass die willigen Talente erkannt und dann auch entsprechend gefördert werden? Auch hier kann ein entsprechender Prozess Hilfestellung bieten und die Förderung der entsprechenden Mitarbeiter antreiben.
Die Personalabteilung behält den Überblick!
Die Protokolle der Gespräche werden oft noch erstellt und vielfach auch an die Personalabteilung weitergeleitet. Aber das Ausbleiben eines Protokolls lässt natürlich offen ob bloss das Protokoll nicht abgegeben wurde, gar nicht verfasst wurde oder ob das Gespräch gar vergessen ging. Als Service abgebildet werden die Gespräche in der pro Funktion, Bereich oder Person gewünschten Periodizität als Aufgabe zur Vereinbarung ausgelöst. Und damit kann bereits die Vereinbarung und die Durchführung der Gespräche ohne grösseren Aufwand prozessual gesteuert werden. Dashboards geben Auskunft über die sich in Verzug befindlichen Gespräche, respektive der Prozess löst wie gewünscht Reminder aus. So kann die Durchführung der für die Zufriedenheit der Mitarbeiter so wichtigen Gespräche effizient gesichert werden. Nebst der Effizienz und Nachvollziehbarkeit ein wichtiger Baustein für zufriedene Mitarbeiter!
